01.ファイル操作

PPT ラーニング_ 01.ファイル操作
PowerPoint のファイル操作の基本を学びます。
ページ内の学習項目は以下のとおりです。

  1. PowerPoint の起動・新規作成
  2. 新規プレゼンテーション
  3. 既存のプレゼンテーションを開く
  4. 上書き保存と名前を付けて保存
  5. プレゼンテーションを閉じる・PowerPoint を終了する
  6. ファイル操作 のショートカット キー

★画像をクリックするとポップアップし、進めて見ていくと、概要がわかります。
★サンプルファイルをダウンロードして学習にご利用ください。

 サンプルファイル ダウンロード→ PowerPoint のススメ(PPTlearning.pptx)

1. PowerPoint の起動・新規作成

1) [スタート]ボタンから PowerPoint を起動

まずは、PowerPoint を起動してみましょう。
PowerPoint の起動は、どのバージョンでも基本、[スタート]ボタンより [スタート メニュー] を表示し、アルファベット「P」の配下にある [PowerPoint] のコマンドをクリックして実行します。

PowerPointの起動

Windows 8 では、スタート画面に PoewrPoint のタイルがない場合、[すべてのアプリ] より [PowerPoint] を実行します。
その他Windows のバージョンにより、[スタート](-[すべてのプログラム])-[Microsoft Office (バージョン)]-[(Microsoft) PowerPoint (バージョン)]より起動します。

2) そのほかの PowerPoint 起動方法

PowerPoint をよく使用する場合は、すぐに起動できるよう準備をしておくと便利です。

  • デスクトップなどにある PowerPoint 起動のショートカット アイコンをダブルクリック
  • スタート画面 や タスク バーにピン留めした PowerPoint のアイコンやタイルをクリック
アイコンやタイルからPowerPointの起動
(ショートカット アイコンやピン留めの作成方法は後述のステップアップで)
  • [検索]ボックスに「PowerPoint」と入力し検索結果より起動 (入力途中で検索結果が表示される)
検索してPowerPointを起動

Windows ではアプリなどを検索すると、即座に結果が表示されます。
PowerPoint 以外のケースで利用することもありますので、覚えておくと便利です。
先述の、ショートカット アイコンやピン留めしたアイコンやタイルは、すぐに起動できて大変効率がよくなります。 初期設定ではありませんので、自分で作成する必要があります。
作成方法は以下ステップアップでご紹介します。

PowerPoint のショートカット アイコンの作成

PowerPoint 起動のショートカット アイコンの作成で早い方法は、[スタート メニュー] の [PowerPoint]コマンドを、デスクトップなどそのまま直接作成場所までドラッグします。

ショートカット アイコンの作成

ショートカット アイコンが不要となった場合は、アイコンを削除します。 アイコンは削除しても PowerPoint は削除されません。

PowerPoint をスタート画面にピン留め

タスク バー や スタート画面 にピン留めされたアイコンやタイルは、ワンクリックでアプリを起動できるうえ、デスクトップの場所を取りません。

スタート画面のピン留めタイルの登録は、[スタート メニュー] の [PowerPoint]コマンドを右クリック、[スタート画面にピン留めする] をクリックします。

スタート画面にピン留め

PowerPoint をタスク バー にピン留め

タスク バーのピン留めアイコンは、PowerPointを起動しているときにタスク バーに表示されるアイコンを右クリックし、[タスク バーにピン留めする] をクリックして登録することができます。

そのほか、スタート メニューの [PowerPoint]コマンドを右クリック、[その他]-[タスクバーにピン留めする] をクリックします。

タスク バーにピン留め

ピン留めしたタイルやアイコンを外すには、タイルおよびアイコンを右クリックし、[スタートからピン留めを外す] または [タスクバーからピン留めを外す] をクリックします。

2. 新規プレゼンテーション

1) スタート画面

PowerPoint を起動すると、既定では、次のスタート画面が表示されます。

PowerPoint スタート画面

基本は [新しいプレゼンテーション] をクリックして、真っ白のスライドを一から編集して作成していきます。
[新しいプレゼンテーション]以外に並んでいるのは、デザイン(テーマ)のみ設定した新規プレゼンテーションです。

2) 新規プレゼンテーション

新規作成された PowerPoint ファイルには、その上部中央に「プレゼンテーションn – PowerPoint」(nは数値)といった表示が入ります。 後に保存すると、ここにはファイル名が表示されます。

新規プレゼンテーション

プレゼンテーション

PowerPoint では、ファイルのことを “プレゼンテーション” と呼びます。
発表のプレゼンテーション(プレゼン)と同じ単語ですが、そのときの使われた意味でもって解釈してください。
ちなみに、Excel ではファイルのことを ブック、Word では 文書 と呼びます。

3. 既存のプレゼンテーションを開く

1) 既存プレゼンテーションを直接開く

PowerPoint を開いていない状況から既存プレゼンテーション(ファイル)を開くには、次のような方法があります。

  • ファイルの保存場所を開き、アイコンをダブルクリック
  • スタート メニューの PowerPoint のコマンドを右クリック-[最近使ったアイテム]
  • タスク バー バーのアイコンやスタート画面のタイルを右クリック-[最近使ったアイテム]
既存のファイルを開く

2) PowerPoint から既存プレゼンテーションを開く

PowerPoint を起動している状況から既存プレゼンテーションを開くには、[ファイル]タブ-[開く] より操作します。
最近使用したプレゼンテーションであれば、一番上の [最近使ったアイテム] を選択し、右に表示される一覧よりクリックして開きます。

その他パソコン内の場合は [コンピューター] を選択し、右に表示されるフォルダーより場所を指定し、目的のプレゼンテーションをクリックして開きます。

PowerPointから既存のファイルを開く

その他、[参照]ボタンをクリックし、[ファイルを開く]ダイアログ ボックスより場所とプレゼンテーションを指定して開きます。

ファイルを開く ダイアログボックス

[ファイルを開く]ダイアログ ボックスでは、目的のファイルを選択して [開く]ボタンをクリックして開くのが基本ですが、ファイルを直接ダブルクリックしても開くことができます。

4. 上書き保存と名前を付けて保存

編集作業が終わり、必要に応じて内容を保存します。 保存のコマンドには、[上書き保存][名前を付けて保存] とがあり、両コマンドは次のように保存の状況が異なってきます。

  • [上書き保存] …編集中のファイルを現在の状態に保存(ファイル内容を現在の状態に更新して置き換える)
  • [名前を付けて保存] …現在の状態を別のファイル名で保存(新しくファイルを作成し、以前のファイルは編集前の状態で残す)

1) 上書き保存

より頻度が高い [上書き保存] は、既定でリボンの左上に表示される クイック アクセス ツールバー にボタンが常時表示されています。
上書き保存を行い一度閉じると、元に戻すことができませんので注意が必要です。
まだ一度も保存していない新規プレゼンテーションの場合は [上書き保存] を指定しても [名前を付けて保存] となります。

上書き保存

上書き保存のショートカット キーは Ctrl + S、Save の S で覚えましょう。
ほとんどのアプリで、上書き保存は Ctrl + S が割り当てられています。

2) 名前を付けて保存

上書き保存、名前を付けて保存のコマンドは、ともに [ファイル]タブにあります。

名前を付けて保存

[名前を付けて保存] で場所を指定すると、[名前を付けて保存]ダイアログ ボックスが表示されますので、ファイル名等を指定して保存していきます。 このときに既存のファイルを指定して保存すると、上書き保存となります。

名前を付けて保存 ダイアログボックス

Office製品共通の名前を付けて保存のショートカット キーは、F12 です。

5. プレゼンテーションを閉じる・PowerPoint を終了する

PowerPoint を閉じていく場合に、次の操作で閉じることができます。

  • PowerPoint 右上の [×(閉じる)]ボタン
  • PowerPoint 左上の上書き保存ボタンの左余白をダブルクリック
  • PowerPoint 左上の上書き保存ボタンの左余白をクリック-[× 閉じる]
  • タイトル バーのコマンドのないところで右クリック-[× 閉じる]
  • [ファイル]タブ-[閉じる]
  • タスク バー の PowerPoint のボタンをポイント-[×]
  • タスク バー の PowerPoint のボタンを 右クリック-[× (すべての) ウィンドウを閉じる]
PowerPointを閉じる 終了する

[ファイル]タブ-[閉じる] は 、プレゼンテーションを1ファイルのみ開いている場合、ファイルは閉じますが PowerPoint は残ります。(下図)
ショートカット キーは、Ctrl + W に該当します。

ファイルが閉じアプリが残った状態

他の方法で閉じた場合は、 PowerPoint アプリ自体もすべて終了します。
アプリ右上の [×]ボタンは、ショートカット キー Alt + F4 に該当し、ほぼすべてのアプリで共通です。

編集後に保存をせずに閉じようとすると、変更内容を保存するかどうか聞いてきます。(下図)

保存の確認

複数のプレゼンテーションを開いていて、まとめてすべて閉じるには、タスク バーのアイコンを右クリック-[すべてのウィンドウを閉じる]をクリックします。

6. ファイル操作 のショートカット キー

キー操作は、マウスを使用するより操作効率がよいものです。 ショートカットキーをはじめ、マウスなしで PowerPoint を新規作成する方法などを以下にご紹介します。

操作説明キー操作
PowerPoint を検索して新規作成Windowsキー, P(検索文字), これで検索されるので ↓ や ↑ で PowerPoint を選択して Enter
[スタート]から PowerPoint コマンドを選択して実行Windowsキー, ↑ , その後 ↓ や ↑, Enter などを使用して PowerPoint を選択し Enter
開くCtrl + O
上書き保存Ctrl + S
名前を付けて保存F12
閉じるCtrl + W
ウィンドウを閉じるAlt + F4

Ctrl + S のように「+」の場合は、Ctrlキー を押しながら S を押します。
Alt, H のように「,」の場合は、Altキー を押したあとで F を押します。

おすすめのショートカット キーは、太字にしています。
これらは覚えておくと、かなり操作効率がよくなります。
意識して使うようにして覚えていってください。
また、これらのショートカットキーは、他のアプリでも利用できるケースが多いですので、ぜひ試してみてください。