15.データの貼り付け

PPT ラーニング_ 15.アプリ データの貼り付け
既存ファイルのデータをスライドに挿入し、編集する操作を学びます。
ページ内の学習項目は以下のとおりです。

  1. PowerPoint のスライドを貼り付け
  2. Excel・Word データの貼り付け
  3. その他データの貼り付け
  4. データの貼り付け のショートカット キー

★画像をクリックしてポップアップし、進めて見ていくと、概要がわかります。
★サンプルファイルをダウンロードして学習にご利用ください。

サンプルファイル ダウンロード→ PowerPoint のススメ(PPTLearning_1.pptx 512KB)

1. PowerPoint のスライドを貼り付け

以前に作成した PowerPoint ファイルのスライドを挿入する方法です。
基本的に2つの方法となります。

  • スライドの再利用
  • 両者(コピー元とコピー先)を開いてコピー/貼り付け

1) スライドの再利用

[スライドの再利用]コマンドは、[ホーム]タブ-[スライド]グループ と [挿入]タブ-[スライド]グループにある [新しいスライド]の一覧の一番下にあります。

スライドの再利用

[スライドの再利用]をクリックすると、[スライドの再利用]作業ウィンドウが開きます。
[参照]ボタンをクリックして、コピーするスライドのプレゼンテーション ファイルを指定し[開く]をクリックします。
再利用するスライドが別のテーマで作成されている場合に、[元の書式を保持する]チェック ボックスをオンにすると、再利用元のスライドの書式を維持した状態で挿入されます。
再利用するスライドのサムネイルをクリックすると、選択しているスライドの後ろに挿入されます。

2) 既存のプレゼンテーションのスライドを開いてコピー

コピー元のスライドを持つプレゼンテーション ファイルを開き、スライドをコピーして貼り付けることでも、上記の[スライドの再利用]と同じ結果となります。

コピー元のスライドをコピー(ナビゲーションのスライドのサムネイル、スライド一覧表示のスライドなどをコピー)して貼り付けます。
コピーしたスライドは、選択していたスライドの後ろに貼り付けられます。
または、スライドを直接ドラッグしてもコピーすることができます。

スライドをコピー

[ホーム]タブ-[貼り付け]ボタンの[貼り付けのオプション]、また貼り付け後の[貼り付けのオプション]で、コピー元のスライドの書式を保持するかどうかを選択します。

2. Excel・Word データの貼り付け

Excel や Word などの既存ファイルのデータをスライドにコピーして貼り付けることができます。
その後のデータ編集をどのように扱うかによって、貼り付け方を選択します。

1) 貼り付けのオプション

Excel のデータやグラフ、Wordの表、PowerPointのスライドも、コピーしてスライド上に貼り付けることができます。
コピー後[貼り付け]ボタンから、または貼り付け後に表示される [貼り付けのオプション]を指定することで、データの書式等をどのようにするかを選択することができます。
貼り付けのオプションの一覧は、コピー元のデータにより違ってきますが、おもに次のようなものがあります。

貼り付けのオプション
  • 貼り付け先のスタイルを使用 …既定の貼り付け
    貼り付け先のスタイルを適用してデータが貼り付け
    貼り付け後は PowerPoint の機能で編集する(Excel のセルをコピーした場合は、PowerPoint の表として編集)
  • 元の書式を保持 … コピー元のスタイルを適用して貼り付け
    貼り付け後は PowerPoint の機能で編集する(同上)
  • 埋め込み …コピー元のアプリのオブジェクトとして貼り付け
    貼り付け後は、対象をダブルクリックすると、元のアプリのリボンが表示され 元のアプリの機能で編集する
  • …図として貼り付け、画像となっているため内容の編集はできない
  • テキストのみ保持 …コピー元のテキスト部分のみが貼り付け
    貼り付け後は PowerPoint のテキストとして編集する

2) 形式を選択して貼り付け

[貼り付け]ボタンからの一番下にある [形式を選択して貼り付け]には、上記 [貼り付けのオプション] 以外にも貼り付け形式が用意されています。
[形式を選択して貼り付け]ダイアログ ボックスの一覧は、コピー元のデータにより違ってきますが、おもに次のようなものがあります。
下図は、Excel のセルをコピーし、ダイアログ ボックス左の[貼り付け]オプションを選択したときのものです。

形式を選択して貼り付け
  • Microsoft Excel ワークシート オブジェクト …コピー元のアプリのオブジェクトとして貼り付け、[貼り付けのオプション]の[埋め込み]と同じ
  • リッチ テキスト形式(RTF)…テキストのみを、コピー元の書式を適用して貼り付け
  • 書式なしテキスト …テキストのみを、コピー元の書式なしで貼り付け
  • 図 (拡張メタファイル) …クリップボードの内容を拡張メタファイル (EMF) 形式の図として貼り付け
  • 図 (Windows メタファイル) … Windows メタファイル形式 (WMF) の図として貼り付け
  • デバイスに依存しないビットマップ …DIB形式のビットマップ(デバイスにより色情報などが変化したりはしない)として貼り付け
  • ビットマップ …DDB形式のビットマップ(旧タイプ)として貼り付け

Microsoft ○○ ○○ オブジェクト

Excel の場合は「Microsoft Excel ワークシート オブジェクト」ですが、Word の場合は「Microsoft Word 文書 オブジェクト」、PowerPoint スライドの場合は「Microsoft PowerPoint Slide オブジェクト」などと対象が変わります。

3) リンク貼り付け

[形式を選択して貼り付け]ダイアログ ボックスの左にある[リンク貼り付け]オプションを選択し、[Microsoft ○○ ○○ オブジェクト]を指定して貼り付けると、コピー元ファイルと連動(リンク)した状態のオブジェクトとして貼り付けることができます。
いつも使用するプレゼンテーションで、進捗データを見せたい場合などに有効です。

リンク貼り付けのデータをダブルクリックすると、コピー元のファイルが開き、元データを編集すると、PowerPoint 上のデータも更新されます。

リンク貼り付け

リンクデータの更新や変更

リンク元のデータが変更されると、基本的に自動で更新されますが、タイミングなどにより手動で更新する場合は、次の場所になります。
[ファイル]タブ-[情報]画面の左下、[関連ドキュメント]の[ファイルへのリンクの編集]をクリックします。
表示される[リンク]ダイアログ ボックスの[今すぐ更新]ボタンをクリックします。

[リンク]ダイアログ ボックス

また、リンク元のファイルが場所を移動したり、ファイル名が変更となった場合、リンク情報が読めずに更新されなくなります。
リンクを設定し直す場合、[リンク]ダイアログ ボックスの[リンク元の変更]ボタンより、リンク ファイルを指定します。

3. その他データの貼り付け

1) 選択できるデータの貼り付け

WebページやPDFファイルなどの、選択できる文字は、普通にコピー/貼り付け、[貼り付けのオプション]を利用し、データを貼り付けることができます。

画像の場合は、画像の上を右クリックし、[コピー]、[画像をコピー]などをクリックし、スライド上に貼り付けることができます。
何度も使用するような画像であれば、[名前を付けて画像を保存]をクリックし、PCに保存しましょう。
画像に不要な部分がある場合は、トリミングなどで処理します。

Webページ画像のコピー

情報により、コピーや右クリックを禁止しているページやファイルがあります。
その場合、著作権に絡むケースもありますので、無理に取得することはやめましょう。

2) デスクトップ画面のコピー

マニュアルの作成時など、デスクトップのアプリなどの状態を画像として貼り付けたい場合に、次の方法があります。

Print Screen キーは、キーボード右上に配置されているキーです。
キーは「Print Screen」、「Prt Scr」、「Prt Sc」などといった表記となっています。
Print Screen キーの機能は、デスクトップ画面の全体を画面コピー、スクリーンショットを撮ることができます。
特に「Alt」+「Prt Sc」で、アクティブ ウィンドウを画面コピーすることができます。

基本は、Print Screen キー単体を押すことで機能しますが、ノートパソコンなどは、「Fn」+「Prt Sc」や「Shift」+「Prt Sc」など、合わせて押すケースもあります。

Print Screen で画面コピーを撮った後、スライド上に貼り付けます。
図として貼り付けられますので、不要な部分がある場合は[図ツール]-[書式]タブの[トリミング]で取り除きます。

4. データの貼り付け のショートカット キー

最後に、データの貼り付けで役に立つ ショートカット キーです。

操作説明キー操作
コピーCtrl + C
貼り付けCtrl + V
書式の貼り付けCtrl + Shift + V
[形式を選択して貼り付け]ダイアログ ボックスCtrl + Alt + V
画面(デスクトップ)コピーPrint Screen
アクティブ ウィンドウの画面コピーAlt + >Print Screen

Ctrl + S のように「+」の場合は、Ctrlキー を押しながら S を押します。
Alt, Fのように「,」の場合は、Altキー を押したあとで F を押します。