11.グラフ

PPT ラーニング_ 11.グラフ
PowerPoint におけるグラフの挿入と編集操作を学びます。
ページ内の学習項目は以下のとおりです。

  1. グラフの作成
  2. グラフの編集
  3. 要素の編集
  4. グラフ のショートカット キー

★画像をクリックしてポップアップし、進めて見ていくと、概要がわかります。
★サンプルファイルをダウンロードして学習にご利用ください。

サンプルファイル ダウンロード→ PowerPoint のススメ(PPTLearning_1.pptx 512KB)

1. グラフの作成

グラフは数値データの推移や割合、量や大きさなどを視覚化し、その情報をわかりやすく表現することができます。

1) グラフの種類

グラフは、大きく分けて10種類、50以上の パターンで作成できるようになっています。
データを見せる目的により、パターンを選択します。

グラフの挿入
  • 縦棒 …項目の量的比較やデータの推移
  • 折れ線 …データの推移
  • 円 …項目の割合、構成比
  • 横棒 …項目の量的比較やデータの推移
  • 面 …データの推移、比率
  • 散布図 …2つの軸によるデータの分布を表す
  • 株価 …株価の動きを表現
  • 等高線 …地形図のほか、データの傾向や特徴を捉える
  • レーダー …複数の項目をまとめて比較
  • 組み合わせ …種類の違うグラフを組み合わせて表示

2) グラフの挿入

グラフを挿入するには、次の場所からとなります。

  • [挿入]タブ-[図]グループ-[グラフの追加]ボタンより
  • スライドの [コンテンツ]プレースホルダーのアイコンより
グラフの挿入

どちらの方法でも、[グラフの挿入]ダイアログ ボックスが表示され、作成するグラフを選択して挿入することができます。
グラフは、選択したパターンの既定のスタイル、ダミーのサンプルデータで仕上がります。

3) Excel のグラフをコピー

Excelに仕上がっているグラフがある場合は、コピーして貼り付けるのが効率的です。
貼り付け方によって、後の編集方法が変わります。コピー後、[貼り付け]ボタン下に表示される貼り付け方法は、左から順に以下の5種類です。

  • 貼り付け先のテーマを使用しブックを埋め込む
  • 元の書式を保持しブックを埋め込む
  • 貼り付け先テーマを使用しデータをリンク
  • 元の書式を保持しデータをリンク
Excelのグラフをコピー

大きく分けると「ブックを埋め込む」「データをリンク」「」の 3つです。

ブックを埋め込むを選択すると、そのグラフはPowerPointで作成したグラフと同様に編集できるもの、つまりPowerPointのグラフとなります。
2種類あるのは、PowerPointのテーマに合わせた書式にするか、Excelのグラフの書式を引き継ぐかの選択です。

データをリンクを選択すると、グラフのデータ元はExcelのデータとなり、Excelでデータを更新すると、PowerPointのグラフも同じように更新されます。PowerPointから編集するときも、Excelのデータが表示されます。
2種類あるのは、先ほどと同じです。

図を選択すると、グラフは図(画像)としてコピーされるため、グラフとしての編集はできません。
編集されたくないデータの場合に有効です。

2. グラフの編集

挿入されたグラフを選択すると、[グラフ ツール]コンテキスト タブが表示され、グラフ専用の編集を行っていくことができます。
その他、フォントの通常書式の編集は、[ホーム]タブを利用します。
基本的にExcelのグラフと同じように編集することができます。

グラフツール タブ

1) グラフ データ

グラフには元となる数値のデータが必須となります。
PowerPoint でグラフを挿入すると、サンプルのデータでグラフを作成、同時に[Microsoft PowerPoint 内のグラフ]とタイトルのあるデータシートが表示されますので、後から実際のデータに編集をしていきます。

データシート

データシートには、手入力でデータ変更するほか、Excelファイルのデータをコピーして貼り付けることもできます。
データは数値だけでなく、 行や列の項目名も必要に応じて編集します。
データを変更すると、グラフにもすぐに反映します。

データ編集の後にデータシートを閉じ、再度 データシートを表示するには、[グラフ ツール]-[デザイン]タブ-[データ]グループ-[データの編集]をクリックします。

データの削除

データシートの編集の際、データ項目が少なくなる場合に、データを Deleteキーで削除しただけでは、グラフ領域はそのままのため、データ 0 のグラフとなり、スペースが空いたように残ります。
完全に削除する場合は、該当の行や列で右クリック-[削除]を行います。
または、入力データはそのままでも、データの青い枠線の右下端に表示されるハンドルをドラッグして、領域を変更します。

行/列の切り替え

例えば棒グラフ(集合縦棒)を挿入、既定で作成したグラフは、横軸に分類が並び、棒グラフとなっているのは系列です。
基本的にグラフを編集する場合はデータシートを編集しますが、データの配置を縦横入れ替える場合は、[グラフ ツール]-[デザイン]タブ-[データ]グループ-[行/列の切り替え]をクリックするだけでグラフの表示が切り替わります。
[行/列の切り替え]ボタンは、データシートが表示されている間のみ使用できます。

行列の切り替え

2) クイック レイアウト

グラフ全体のデザインとして、セッティングされた典型的なレイアウトが用意されています。
[グラフ ツール]-[デザイン]タブ-[グラフのレイアウト]グループ-[クイック レイアウト]の一覧より、ポイントしてグラフの反映を確認しながら設定していくことができます。

クイックレイアウト グラフスタイル

3) グラフ スタイル

グラフ全体のスタイルとしては、[グラフ ツール]-[デザイン]タブ-[グラフ スタイル]グループで色やスタイルを変更することができます。

ここまでの設定で、短時間で見栄えのよいグラフを作成していくことができます。

4) グラフの種類の変更

グラフを作成後に、編集したデータは引き継ぎながら、別の種類のグラフに変更することができます。
グラフの種類変更は、[グラフ ツール]-[デザイン]タブ-[種類]グループ-[グラフの種類の変更]ボタンより行います。

3. 要素の編集

グラフは必要に応じて、さらに細かく設定変更していくことができます。
グラフの各部位のことを「グラフ要素」といい、要素を選択しながら設定していきます。

グラフを編集するにあたって、各要素の名称を確認しておきましょう。

グラフ要素の名称
  • グラフ エリア …グラフ全体
  • グラフ タイトル
  • プロット エリア …グラフの背景
  • 横 (項目) 軸 …X軸
  • 縦 (値) 軸 …Y軸
  • 横 (項目) 軸 ラベル
  • 縦 (値) 軸 ラベル
  • 縦 (値) 軸 目盛線
  • 凡例 …系列のタイトル
  • 系列 …下記ヒント
  • データ ラベル …要素の値を表示したもの

上図等は縦向きのグラフでの要素ですが、横棒グラフの場合は縦と横が逆になりますので、「横 (値) 軸」「縦 (項目) 軸」となります。

データ系列、要素

データ系列とは、 グラフに表示する同じグループのデータのことで、棒グラフ等の場合推移していくデータ、同じ色で表示されるデータ、凡例に表示されるデータのことをいいます。

棒グラフの場合、同じ色のデータは系列、系列を構成するすべての各棒は、要素といいます。
折れ線グラフの場合、1本の折れ線が系列、1本の中のマーカー部分となる各データが要素です。
円グラフの場合、円全体が系列、色が違う個別のデータが要素です。

1) グラフ要素の表示/非表示

各グラフ要素について、表示/非表示、表示位置の設定を行うことができます。
[グラフ ツール]-[デザイン]タブ-[グラフのレイアウト]グループ-[グラフ要素を追加]の一覧より設定変更することができます。

グラフ要素を追加

表示の設定を行うことが多いグラフ要素は、グラフ タイトル、データ ラベル、凡例です。

2) 要素の書式設定

対象のグラフ要素を直接ダブルクリックすると、[○○の書式設定]作業ウィンドウが表示されます。(○○には要素名が入る)
ここでは、各要素に対し詳細な設定を行うことができます。

書式設定の作業ウィンドウでは、(図形の場合と同じく)上段で複数の項目に分かれています。
[○○の書式設定]とあるすぐ下では、要素を一覧から選択できるようになっており、その選択によって、グラフ要素の選択も反映します。
グラフ要素の選択により、要素の設定がその下に複数に分かれます。

書式設定作業ウィンドウ

この[書式設定]作業ウィンドウを表示したまま、別の要素を選択すると、その要素の設定画面となりますので、続けて設定できます。

書式設定の表示方法

[書式設定]作業ウィンドウの表示は、要素選択後、次の方法があります。

  1. ダブルクリック
  2. Ctrl + 1
  3. 右クリック-[○○の書式設定]
  4. [グラフ ツール]-[書式]タブ-[現在の選択範囲]グループ-[選択対象の書式設定]

要素の書式設定において、よくあるケースの書式設定を、以下にいくつかご案内していきます。

グラフの色

グラフの色を任意の色やデザインに変更するには、対象の系列を選択して、書式設定の作業ウィンドウを表示します。

例えば棒グラフで、複数本の同じ色の棒がある場合に、その棒(系列)すべて色を変更するときの書式設定は、系列すべてを選択し[データ系列の書式設定]で設定します。
1本の棒のみ色を変更する場合、まず系列全体を選択し、対象の棒をクリックして選択します。そのときの書式設定は、[データ要素の書式設定]となります。作業ウィンドウのタイトルと選択状態を確認して操作してください。

[データ系列の書式設定]、[データ要素の書式設定]どちらの場合も、[塗りつぶしと線]のアイコンを選択し、図形と同様に設定することができます。

縦 (値) 軸の目盛

グラフの縦 (値) 軸(以下縦軸)の目盛間隔を変更したい場合です。
縦軸を選択し、[軸の書式設定]を表示します。
[軸のオプション]を選択し、[最小値]、[最大値]、[目盛]などを設定変更します。

縦軸目盛間隔

縦 (値) 軸を千単位にする

グラフの縦 (値) 軸(以下縦軸)の値が大きい場合、ゼロがたくさん並んで場所を取ったりします。
そこで、縦軸に単位を設定することで、軸の表示がスリムになり見やすくなります。

設定は縦軸を選択し、[軸の書式設定]を表示します。
[軸のオプション]の[表示単位]を、[千]など一覧より選択します。
「千単位」の場合「1,000」で割りますので、3桁省略となります。単位の設定がわかるように「千」の文字が入ります。

値軸千単位

折れ線のマーカー

作成された折れ線のマーカーの表示/非表示を含めた設定場所です。
折れ線を選択し、[データ系列の書式設定]を表示します。
[塗りつぶしと線]を選択し、その下の[マーカー]を選択します。
[マーカーのオプション]で、[なし]にした場合はマーカー非表示、[自動]または[組み込み]を指定するとマーカーは表示されます。

マーカーを任意に設定するには、上記[組み込み]を選択して、[種類]と[サイズ]を指定します。そのほか、その下の設定項目である[塗りつぶし]と[枠線]の設定により、さまざまな設定を行うことができます。

折れ線マーカー変更

4. グラフ のショートカット キー

最後に、グラフの編集で役に立つ ショートカット キーです。

操作説明キー操作
グラフの挿入(アクセス キー)Alt または F10, N, C
書式設定を表示Ctrl + 1

Ctrl + S のように「+」の場合は、Ctrlキー を押しながら S を押します。
Alt, Fのように「,」の場合は、Altキー を押したあとで F を押します。

アクセス キーは、Alt または F10 を押すと、コマンドにキーとなるアルファベットが表示され、キーを押していくことで、コマンドを実行できるものです。
そのほか、Alt または F10 のあと、方向キー や Tabキー を使用して目的のコマンドを選択し、Enterキーで実行することもできます。
アクセス キーは、ショートカット キーが割り当てられていないコマンドの効率的な操作や、マウスを使えないときの操作など、知っていると役に立つ機能です。