14データの活用｜3. スライド操作設定

1.既存スライドを利用

以前に作成した プレゼンテーション の 一部のスライドをコピーして 再利用することはよくあることです。
スライドを再利用する場合に、基本的に次の2つの方法でスライドを挿入することができます。

• [スライドの再利用]
• スライドをコピー/貼り付け

既存のプレゼンテーション の大半を使用して作り直す場合は、プレゼンテーション ファイル自体をコピーする方が効率よい場合がありますので、判断して利用しましょう。

1) スライドの再利用

挿入元のプレゼンテーションを実際に開くことなくスライドをコピーすることができます。
スライドの再利用 は、次の場所から行うことができます。

• [ホーム]タブ－[スライド]グループ－[新しいスライド]－[スライドの再利用]
• [挿入]タブ－[スライド]グループ－[新しいスライド]－[スライドの再利用]

それでは、スライドの再利用 の操作手順を見ていきます。

1. スライドを挿入したい位置の前のスライドを選択しておく
2. [スライドの再利用] をクリックし、[スライドの再利用]作業ウィンドウ を開く
3. [参照]ボタン をクリックし、コピー元のプレゼンテーション ファイルを指定して 矢印ボタンをクリック
4. 作業ウィンドウ のスライドの一覧より、再利用するスライドのサムネイルをクリック

一覧のサムネイルをクリックすると、即座に選択しているスライドの後ろに挿入されます。

再利用するスライドが別のテーマで作成されている場合に、作業ウィンドウ の [元の書式を保持する]チェック ボックス をオンにすると、再利用元のスライドの書式を維持した状態で挿入されます。

2) スライドをコピー/貼り付け

編集中のプレゼンテーションと、コピー元のスライドを持つプレゼンテーション ファイルを両方開き、コピー元のスライドを、コピーしたい位置へドラッグします。
そのほか、コピー元のスライドのサムネイルをコピーして、貼り付け先のサムネイル一覧で 挿入したい位置の手前のスライドを選択して、または挿入位置を指定して貼り付けます。

貼り付けた直後に 表示される [貼り付けのオプション] で、コピー元のスライドの書式を保持するかどうかを選択することができます。
そのほか、貼り付け時に [ホーム]タブ－[貼り付け]ボタンの下半分をクリック、 右クリックでも [貼り付けのオプション] を使用することができます。

2.Excel・Word データを利用

Excel や Word など、Office の既存ファイルのデータをスライドにコピーして貼り付けることができます。
その後のデータ編集をどのように扱うかによって、[貼り付けのオプション] で貼り付け方を選択します。

1) 貼り付けのオプション

Excel のデータやグラフ、Wordの表、PowerPointの画像など、コピーしてスライド上に貼り付けることができます。
コピー直後の [貼り付け]ボタン（下半分）から、または、貼り付け後に表示される [貼り付けのオプション] を指定することで、データの書式や その後の編集方法が違ってきます。
貼り付けのオプションの一覧は、コピー元のデータにより変わりますが、おもに次のようなものがあります。

• [貼り付け先のスタイルを使用] ...既定の貼り付け（貼り付け先のスタイルを適用し貼り付け）
  →貼り付け後は PowerPoint の機能で編集（Excel のセルをコピーした場合は、PowerPoint の表として編集）
• [元の書式を保持] ...コピー元のスタイルを適用して貼り付け
  →貼り付け後は PowerPoint の機能で編集する（同上）
• [埋め込み] ...コピー元アプリのオブジェクトとして 埋め込み貼り付け
  →貼り付け後の編集は、データをダブルクリック、貼り付け元アプリのリボンが PowerPoint に表示される、データはリンクしていない
• [図] ...図として貼り付け
  →画像となっているため内容の編集はできない
• [テキストのみ保持] ...コピー元のテキスト部分のみを貼り付け
  →貼り付け後は PowerPoint のテキストとして編集

2) 形式を選択して貼り付け

[貼り付け]ボタン（下半分）の一番下にある[形式を選択して貼り付け] には、上記 [貼り付けのオプション] 以外にも貼り付け形式が用意されています。
上記の 貼り付けのオプション で ほとんどの作業に足りると思われますので、簡単なご案内です。

表示される [形式を選択して貼り付け]ダイアログ ボックス の一覧は、コピー元のデータにより変わりますが、おもに次のようなものがあります。
下図は、Excel のセルをコピーし、ダイアログ ボックス左の [貼り付け]オプションを選択したときのものです。

• [Microsoft Excel ワークシート オブジェクト] ...コピー元のアプリのオブジェクトとして貼り付け、[貼り付けのオプション]の[埋め込み]と同じ
• [リッチ テキスト形式 (RTF)] ...テキストのみを、コピー元の書式を適用して貼り付け
• [書式なしテキスト] ...テキストのみを、コピー元の書式なしで貼り付け
• [図 (拡張メタファイル)] ...クリップボードの内容を拡張メタファイル (EMF) 形式の図として貼り付け
• [図 (Windows メタファイル)] ... Windows メタファイル形式 (WMF) の図として貼り付け
• [デバイスに依存しないビットマップ] ...DIB形式のビットマップ（デバイスにより色情報などが変化したりはしない）として貼り付け
• [ビットマップ] ...DDB形式のビットマップ（旧タイプ）として貼り付け

3) リンク貼り付け

リンク貼り付けは、コピー元ファイルと連動（リンク）した状態のオブジェクトとして貼り付けることができ、利用されることがあります。
[形式を選択して貼り付け]ダイアログ ボックスの左にある [リンク貼り付け]オプション を選択して貼り付けます。
プレゼンテーション で、進捗データを見せたい場合などに有効です。

リンク元のファイルを 一緒に開いている場合は、即座に更新されます。。
リンク元データを更新し 閉じている場合、リンク貼り付けしたオブジェクトを 右クリック－[リンクの更新] をクリックします。

リンク貼り付けしたオブジェクトをダブルクリックすると、元のファイル自体が開き、元データを編集することができます。

上記の [埋め込み] による貼り付けでも、編集ではコピー元のアプリのリボンが表示されますが、これは PowerPoint 内で表示される別アプリのリボンです。
リンク貼り付け の編集時は、リンク元のファイル自体が開きます。

リンクの設定

リンク元貼り付け は既定では自動更新ですが、手動更新するように設定することができます。

[ファイル]タブ－[情報] 画面の左下、[関連ドキュメント] の [ファイルへのリンクの編集] をクリックします。
表示される [リンク]ダイアログ ボックス の左下、[自動更新]チェック ボックス をオフにすると、手動更新となります。

また、リンク元のファイルの移動や ファイル名が変更された場合、リンク情報が読めずに更新されない状態となります。
リンクを設定し直す場合、[リンク]ダイアログ ボックスの [リンク元の変更] より、リンク ファイルを指定し直します。

リンクを解除するには、[リンク]ダイアログ ボックスの [リンク元の解除] をクリックします。
リンクを解除後のオブジェクトは、最後のデータ内容で残ります。

3.その他のデータの利用

1) 選択できるデータのコピー/貼り付け

WebページやPDFファイルなどの、選択できる文字は、普通に コピー/貼り付け、[貼り付けのオプション] を利用し、データを貼り付けることができます。

Webページの画像の場合は、画像の上を 右クリック－[コピー]、[画像をコピー]などをクリックし、スライド上に貼り付けることができます。
何度も使用するような画像であれば、[名前を付けて画像を保存] をクリックし、PCに保存しましょう。
画像に不要な部分がある場合は、トリミングなどで処理します。

2) デスクトップ画面のコピー

マニュアルの作成時など、デスクトップのアプリなどの状態を画像として貼り付けたい場合に、次の方法があります。

• スクリーンショット
• Print Screen キー

スクリーンショットは、 学習ページ [2. 挿入オブジェクト]－[12画像と図]－[1.画像の挿入]でご紹介しています。

[PPTラーニング]－[3. スライド操作設定] の学習ページ [14データの活用] でした。
次のページは、[15構成と校閲] です。