17エクスポート｜4. 保存と印刷

1.PDF/XPS ドキュメントの作成

1) PDF の作成

プレゼンテーション から さまざまな形式のファイルを作成していくことができます。
その中でも頻度が高いのが PDFファイル です。
PDF は Portable Document Format の略で、アドビシステムズ社が開発しました。
文書を特定の環境に依存せずに 表示・印刷することができます。拡張子は、.pdf となります。

プレゼンテーション を PDF に保存するには、次の方法があります。

• [ファイル]タブ－[エクスポート]－[PDF/XPS ドキュメントの作成]－[PDF/XPS ドキュメントの作成]ボタン
• F12 または [ファイル]タブ－[名前を付けて保存] より
• Ctrl＋P または [ファイル]タブ－[印刷] より

1番目の エクスポート からの方法は、[PDF または XPS 形式で発行]ダイアログ ボックス が表示されます。
2番目の方法は、[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス が表示されますので、[ファイルの種類] を [PDF (*.pdf)] にします。
ともに [オプション] をクリックすると、ページの指定などができるようになっています。

3番目の 印刷画面 からの方法は、[プリンター] を [Microsoft Print to PDF] に指定して [印刷] をクリックします。
[印刷結果を名前を付けて保存]ダイアログ ボックス が表示されますので、場所を指定して保存します。

PDF を開くには、Adobe Acrobat Reader のほか、ブラウザでも開くことができます。

2) XPS の作成

XPS は XML Paper Specification の略で、 マイクロソフト社が開発しました。
XMLベースの電子文書フォーマットで、PDF と同様に、環境に依存せずに レイアウトを保持して 表示・印刷することができます。拡張子は、.xps となります。

プレゼンテーション を XPS に保存するには、PDF 作成の 1番目、2番目 と同じです。
ともに、ダイアログ ボックスの [ファイルの種類] を [XPS文書 (*.xps)] に設定します。

XPS を開くには、Windows に標準搭載の XPS ビューアー で開くことができます。

2.動画の作成

プレゼンテーション から動画を作成することができます。
動画の種類は、MPEG4 ビデオ と Windows Media ビデオ、そして アニメーション GIF の3種類です。

1) ビデオの作成

[ファイル]タブ－[エクスポート]－[ビデオの作成] より、MPEG-4 ビデオ (*.mp4) と Windows Media ビデオ (*.wmv) の動画を作成することができます。

[ビデオの作成] を選択すると、その右側に、画質の選択 と 設定したタイミングやナレーションを使用するかどうか、使用しない場合は 各スライドの所要時間を設定します。
設定後 [ビデオの作成]ボタン をクリックして、ビデオを作成することができます。

MPEG-4 ビデオ と Windows Media ビデオ の作成は、 [名前を付けて保存]ダイアログ ボックス からも作成することができます。
この場合は 細やかな設定はなく、タイミング等が設定されている場合はそのタイミングの設定で、設定されていない場合は 既定であるスライド1枚5秒のタイミングで作成されます。

2) アニメーション GIF の作成

[ファイル]タブ－[エクスポート]－[アニメーション GIF の作成] より、アニメーション GIF (*.gif) の動画を作成することができます。

[アニメーション GIF の作成] を選択すると その右側に表示される、品質の選択 と 各スライドの所要時間などを設定します。
設定後 [GIF を作成]ボタン をクリックして、アニメーション GIF を作成することができます。
アニメーション GIF で作成した動画は、繰り返し再生されます。

アニメーション GIF の作成は、[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス からも作成することができます。
この場合は 細やかな設定はなく、タイミング等が設定されている場合はそのタイミングの設定で、設定されていない場合は 既定であるスライド1枚1秒のタイミングで作成されます。

3.ファイルの種類の変更

[ファイル]タブ－[エクスポート]－[ファイルの種類の変更] には、開いている プレゼンテーション からファイルの種類を変更して保存するためのコマンドが 用意されています。
PowerPoint 関連のファイル形式に変更するもありますが、ここでは スライドから画像を作成できるコマンドをご紹介します。

1) PowerPoint 画像化プレゼンテーション

[ファイルの種類の変更] の一覧にある [PowerPoint 画像化プレゼンテーション] の作成される ファイル形式は、通常の プレゼンテーション と同じ拡張子(*.pptx) となっています

[ファイルの種類の変更]－[PowerPoint 画像化プレゼンテーション] を選択し、[名前を付けて保存]ボタン をクリック、[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス で保存します。
ダイアログ ボックスの [保存] をクリックすると、「このプレゼンテーションのコピーが ～ として保存されました。」のメッセージが表示され、保存が完了します。

PowerPoint 画像化プレゼンテーション は、もとのプレゼンテーション と見た目が同じに仕上がります。
スライドまるごとが1枚の画像となり、スライドの上に その画像が配置された状態となります。
スライドのレイアウトは すべて タイトルのみ となり、スライド上に タイトル プレースホルダー は存在しませんが、タイトルが引き継がれ設定されます。

PowerPoint 画像化プレゼンテーション は、[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス の [ファイルの種類] より指定して作成することもできます。

2) PNG、JPEG 画像の作成

先の PowerPoint 画像化プレゼンテーション と同様に、スライドを１枚の画像にして保存する機能です。
特に指定しなければ、プレゼンテーション と同じ名前のフォルダーに入って、指定したスライドの枚数分の画像が仕上がります。
保存前に、画像化するのスライドが すべてのスライド か 現在のスライドのみ かを指定することができます。

[ファイルの種類の変更] からは、[PNG ポータブル ネットワーク グラフィックス (*.png)] と [JPEG ファイル交換形式 (*.jpg)] のみですが、[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス より指定して作成できる画像のファイル形式は数多くあります。
作成できる画像のファイル形式（拡張子）は、次の通りです。

• JPEG ファイル交換形式 (*.jpg)
• PNG ポータブル ネットワーク グラフィックス形式 (*.png)
• TIFF 形式 (*.tif)
• デバイスに依存しないビットマップ (*.bmp)
• Windows メタファイル (*.wmf)
• 拡張Windows メタファイル (*.emf)
• スケーラブル ベクター グラフィックス形式 (*.svg)

それぞれのファイル形式で スライドの画像ファイルを保存することができます。

4.配布資料

会議やプレゼン用に印刷して配布する資料を、素早く作成することがでる機能です。
配布資料は、スライドの画像付き資料をなどを Word で作成します。

配布資料の作成は、[ファイル]タブ－[エクスポート]－[配布資料の作成] をクリック、右に表示される [配布資料の作成]ボタン をクリックすると、配布資料のレイアウトなどを選択する [Microsoft Word に送る]ダイアログ ボックス が表示されます。
配布資料のレイアウトは、次の5種類があります。

• スライド横のノート
• スライド横の空白行
• スライド下のノート
• スライド下の空白行
• アウトラインのみ

レイアウトの指定のほか、スライドの画像（サムネイル）をリンクするかどうかを指定できます。
リンクはスライド画像のみで、ノートの内容はリンクされません。

エクスポート からの 配布資料の作成 は、Word で配布資料を作成するものです。
スライドを配布資料で印刷する機能とは違います。

スライドの配布資料での印刷は、学習ページ [4. 保存と印刷]－[18印刷]－[1.印刷の基本] でご紹介しています。

[PPTラーニング]－[4. 保存と印刷] の学習ページ [17エクスポート] でした。
次のページは、[18印刷] です。