16保存｜4. 保存と印刷

1.基本の保存形式

プレゼンテーション の保存形式は多くあり、保存後ファイルの目的により形式を選択していくことになります。
新しく保存するには、[ファイル]タブ－[名前を付けて保存] からですが、ショートカット キー F12 は 直接 [名前を付けて保存]ダイアログ ボックス を表示させることができ、大変便利です。

1) PowerPointの保存形式と拡張子

まずは基本の、PowerPoint に特化した保存形式を確認していきます。
[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス の [ファイルの種類] では、「PowerPoint」から始まる形式です。
PowerPoint2007 以降は、おもに次のような ファイルの種類 そして拡張子（下記ヒント参照）です。

• PowerPoint プレゼンテーション (*.pptx)
• PowerPoint マクロ有効プレゼンテーション (*.pptm)
• PowerPoint テンプレート (*.potx)
• PowerPoint マクロ有効プテンプレート (*.potm)
• PowerPoint スライド ショー (*.ppsx)
• PowerPoint マクロ有効スライド ショー (*.ppsm)
• PowerPoint アドイン (*.ppam)
• PowerPoint XML プレゼンテーション (*.xml)

スライド ショー形式 で保存したファイルは、開くと即座に スライド ショー が開始されます。
発表時に用意しておくとよい保存形式です。

マクロが入った プレゼンテーション の場合は、ファイル形式が違います。マクロなしのファイル形式で保存すると、マクロは破棄されてしまいますので 注意しましょう。

2) 旧型式での保存

Office 製品は、Office2007 よりインターフェースが一新され、現在のタブ切り替えの リボン インターフェースとなりました。
それにともない、おもなファイル形式の拡張子が3桁から4桁となっています。

すでに15年以上たち、Office2003 以前の旧型式のファイルは ほぼ遭遇しなくなりましたが、何かのときのために 旧型式での保存ができるようになっています。
上記形式に対応する 旧型式での保存は、次の通りです。

• PowerPoint 97-2003 プレゼンテーション (*.ppt)
• PowerPoint 97-2003 テンプレート (*.pot)
• PowerPoint 97-2003 スライド ショー (*.pps)
• PowerPoint 97-2003 アドイン (*.ppa)

Office2003 以前では、マクロ入りのファイルも マクロなしのファイルと同じ拡張子で保存されていました。

2.テンプレート・テーマの保存

テンプレート と テーマ は、Office 共通の機能となりますので、Excel や Word でも同じ操作性、動作となります。
特に PowerPoint では、テンプレート や テーマ を利用する機会が多いと思われます。
ここでは、保存方法と利用方法をご案内します。

1) テンプレートの保存

作成した プレゼンテーション を ひな形（テンプレート）として保存する機能です。

テンプレート で保存するには、[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス の [ファイルの種類] を [PowerPoint テンプレート (*.potx)] または [PowerPoint マクロ有効プテンプレート (*.potm)] に指定し保存します。

拡張子は、.potx または .potm、既定の保存場所は [ドキュメント]フォルダー 配下の [Office のカスタム テンプレート]フォルダー となります。
　C:¥Users¥ユーザー名¥Documents¥Office のカスタム テンプレート

保存場所については、既定以外の場所でも問題ありません。

テンプレートの特徴は、開いたときの状態です。
テンプレート ファイルを開くと、保存時とまったく同じ状態の 新規プレゼンテーション が開きます。
テンプレートは、自分を複製して 新規ファイルとして開くようなイメージです。

テンプレートの活用方としては、 例えば 毎回作成する資料で、ベースとなる共通部分までを作成し テンプレートで保存しておくと、開いたテンプレートの新規プレゼンテーションを その状態から編集していくことができ、効率のよい作業ができます。
テンプレートは 新規プレゼンテーション として開くため、開いたファイルを上書きすることがないので便利に使用できます。

テンプレート本体を編集したい場合は、任意の PowerPoint より テンプレート ファイル を指定して開きます。編集後は、上書き保存します。

2) テーマの保存

組み込みのテーマが用意されていますが、背景や配色、フォントなどを 個別に変更したりすることもあるほか、まったく新しく すべてのデザインを作っていくこともあるでしょう。
変更、作成したテーマを保存することができるようになっています。
テーマの保存は、次の場所からとなります。

• [デザイン]タブ－[テーマ]グループ より、一覧下の [現在のテーマを保存]
• [名前を付けて保存]ダイアログ ボックス を表示し、[ファイルの種類] を [Office テーマ (*.thmx)] を選択して保存

テーマを保存する際の [現在のテーマを保存]ダイアログ ボックス または [名前を付けて保存]ダイアログ ボックス では、任意の名前で保存します。

拡張子は、.thmx、既定の保存場所は 次の場所となります。
　C:¥Users¥ユーザー名¥AppData¥Roaming¥Microsoft¥Templates¥Document Themes

テーマを 既定の場所で保存すると、[デザイン]タブ－[テーマ]グループ の一覧に [ユーザー定義] の項目が表示され、そこに保存したテーマが表示されますので、適用することができます。

既定の場所に保存しなかった場合は、[デザイン]タブ－[テーマ]グループ より一覧下にある [テーマの参照] をクリックし、保存場所より 保存ファイルを指定します。

テーマで保存される内容は、[デザイン]タブ の [テーマ]グループ と [バリエーション]グループ の設定、および スライド マスターでの設定となります。

テーマ保存段階でスライドを複数枚表示していても、プレースホルダー に入力していても 保存されません。
スライド マスター には、画像をはじめとするオブジェクトを保存することができますので、文字列をテーマに保存したい場合は、プレースホルダー でなく、テキスト ボックスを使用してマスターに挿入しておきます。

保存したテーマを 新規プレゼンテーション に適用すると、タイトル スライド１枚のみ表示される 組み込みのテーマを適用したときと同じ動作となります。

保存したテーマを利用するケースは、例えば 会社で社外用文書を作成するときのテーマを決めているような場合に、社員に使用するテーマを配布するケース、手軽にお気に入りのデザインを保存しておくケースなど、さまざまです。

3.プレゼンテーションの保護

プレゼンテーションの保護 の機能は、Office共通機能です。
[ファイル]タブ－[情報]－[プレゼンテーションの保護] 配下に コマンドが用意されています。

1) 読み取りパスワード

プレゼンテーションを開くときに パスワードを要求され、正しく入力されたときのみ開くことができます。
パスワードを知らなければ、開くことはできません。
万一パスワードを忘れてしまった場合、作成者であっても回復することはできません。

読み取りパスワード は、[ファイル]タブ－[情報]－[プレゼンテーションの保護]－[パスワードを使用して暗号化] より、簡単に設定することができます。
次に表示される [ドキュメントの暗号化]ダイアログ ボックス で パスワードを設定、次の [パスワードの確認] でもう一度入力して設定します。

設定するパスワードは、半角の英数字、記号が使用できます。
大文字小文字を区別しますので、注意しましょう。
最後は プレゼンテーション の、上書き保存 または 名前を付けて保存 を行います。

読み取りパスワード の設定は、[情報]－[パスワードを使用して暗号化] 以外に 次の場所から行うこともできます。

[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス を表示し、右下の [ツール]－[全般オプション] をクリックします。
表示される [全般オプション]ダイアログ ボックス の [読み取りパスワード]ボックス に、パスワードを指定し [OK] をクリック、次の [パスワードの確認] でもう一度入力し、[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス で保存します。

パスワードの変更は、同じ場所から行います。
パスワードを解除するには、同じ場所の [パスワード]ボックス の文字を削除し 空白にして保存します。

2) 書き込みパスワード

書き込みパスワード を設定した場合も、プレゼンテーションを開くときに パスワードを要求されます。
先の 読み取りパスワード と違いは、編集するためにはパスワードが必要ですが、閲覧のみの場合は 読み取り専用で開いて内容を見ることができるという点です。

書き込みパスワード は、[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス からのみ設定することができます。
[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス を表示し、[ツール]－[全般オプション] をクリックします。
表示される [全般オプション]ダイアログ ボックス の [書き込みパスワード]ボックスに、パスワードを指定し、[OK] をクリック、[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス に戻り、保存します。

パスワードを入力して開いた場合は、自由に編集し 上書き保存 が可能です。
パスワードを入力せず 読み取り専用で開いた場合は、名前を付けて保存、スライドのコピー、オブジェクトのコピー など、すべて利用きない状態となります。

パスワードの変更や解除は、同じ場所での設定、先の設定と同じ要領です。

3) 常に読み取り専用で開く

軽い保護機能、[ファイル]タブ－[情報]－[プレゼンテーションの保護]－[常に読み取り専用で開く] をクリックして設定します。
この機能は 誰でも解除でき、保護としては弱いものですが、閲覧者に編集への同意を依頼することで、偶発的な変更を防ぐことができます。

[常に読み取り専用で開く] が設定された プレゼンテーション を開くと、リボン下に 読み取り専用 の黄色い情報バーが表示されます。
情報バー の [編集する]ボタン をクリックすると、プレゼンテーション を自由に編集し 保存することができるようになります。
情報バー 右端の [×] をクリックしても、状態は変わらず 読み取り専用ですので、編集できる状態となりません。

内容変更後に上書き保存、または 名前を付けて保存 でファイル名を変更しても、再度開くときは読み取り専用となります。
常に読み取り専用 の解除は、作成者でないとできません。
設定の解除は、編集できる状態にしてから、同じ場所で行います。

常に読み取り専用 をどうしても解除する必要がある場合は、新しいプレゼンテーション にスライドをコピーすることで、常に読み取り専用 の設定はなくなります。

4) 最終版にする

[ファイル]タブ－[情報]－[プレゼンテーションの保護]－[最終版にする] をクリックして設定します。
この機能は、保護機能というよりは、「完成したプレゼンテーション ファイル」として明示しするためのものです。

[最終版にする] が設定された プレゼンテーション を開くと、リボン下に 最終版 の黄色い情報バーが表示されます。
情報バー がある状態は、読み取り専用 となっており、編集することができません。
情報バー の [編集する]ボタン をクリックすると、最終版 の設定が外れ、通常編集が可能となります。

最終盤 の設定を外して保存すると、最終版 ではなくなります。
編集後に 最終盤 とするためには、再度 最終版 の設定をする必要があります。

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